Privacybeleid

Dit beleid beschrijft hoe Kelzo persoonsgegevens verwerkt. Kelzo is een handelsnaam van de onderneming met KvK-nummer 96693886. Privacyvragen kunnen naar support@kelzo.nl.

1. Rollen onder de AVG

Kelzo is verwerkingsverantwoordelijke voor onder meer accountbeheer, bestellingen, facturatie, klantenservice, beveiliging en eigen bedrijfsadministratie. Wanneer een zakelijke klant persoonsgegevens van zijn eigen medewerkers, klanten of contacten in een Kelzo-mailbox laat verwerken, kan Kelzo voor die verwerking verwerker zijn. In dat geval geldt aanvullend de Verwerkersovereenkomst.

2. Categorieën persoonsgegevens

Kelzo kan naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfs- en KvK-gegevens, gebruikersnaam, account- en pakketgegevens, domeingegevens, facturen, betaalstatus, supportberichten, IP-adres, apparaat- en sessiegegevens, beveiligingslogs, authenticatiegegevens en technische mailmetadata verwerken. Bij een migratie worden tijdelijk de gegevens verwerkt die nodig zijn om de bronmailbox te benaderen en de gevraagde mailboxinhoud over te zetten.

3. Inhoud van e-mail

E-mailinhoud wordt technisch verwerkt om de e-maildienst te leveren, zoals ontvangst, opslag, synchronisatie, migratie, spam- en malwarebeveiliging en aflevering. Kelzo gebruikt de inhoud van klantmail niet voor advertentieprofilering.

4. Doeleinden en grondslagen

• Overeenkomst: account aanmaken, dienst leveren, domein registreren, migreren, ondersteunen en betalingen verwerken.
• Wettelijke verplichting: fiscale administratie, bevoegde wettelijke verzoeken en andere verplichte registraties.
• Gerechtvaardigd belang: fraudepreventie, informatiebeveiliging, misbruikbestrijding, bedrijfscontinuïteit en onderbouwing van rechtsvorderingen, na belangenafweging.
• Toestemming: alleen waar een verwerking daadwerkelijk op toestemming is gebaseerd; toestemming kan dan worden ingetrokken.

5. Ontvangers

Gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover nodig, bijvoorbeeld met betaalprovider Mollie, domeinregistrar en registry, infrastructuur-/mailleveranciers, beveiligings- of ondersteuningsleveranciers en professionele adviseurs. Iedere partij ontvangt alleen gegevens die passend zijn voor haar taak.

6. Verwerkers en subverwerkers

Waar Kelzo een verwerker inschakelt, maakt Kelzo passende AVG-afspraken. Waar Kelzo zelf verwerker is voor een zakelijke klant, kan Kelzo subverwerkers gebruiken voor de overeengekomen infrastructuur. Kelzo blijft verantwoordelijk voor de contractuele verplichtingen die de AVG aan een verwerker stelt.

7. Doorgifte buiten de EER

Kelzo streeft ernaar persoonsgegevens binnen de EER te verwerken. Als een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, gebruikt Kelzo een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen voor zover de AVG dat vereist.

8. Bewaartermijnen

Administratieve gegevens worden bewaard zolang fiscale of andere wettelijke bewaarplichten dit vereisen. Account- en supportgegevens worden bewaard zolang nodig voor dienstverlening, beveiliging, geschillen of gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden. Technische logs worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beveiliging en diagnose. Na beëindiging worden klantgegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens de toepasselijke bewaartermijnen en back-upcycli, tenzij een wettelijke grond langere bewaring vereist.

9. Beveiliging

Kelzo neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, sterke authenticatie waar beschikbaar, logging, patching en bescherming van gevoelige configuratie. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen.

10. Datalekken

Kelzo onderzoekt beveiligingsincidenten en handelt meldplichtige datalekken af volgens de AVG. Wanneer Kelzo als verwerker optreedt, informeert Kelzo de verantwoordelijke klant zonder onredelijke vertraging nadat Kelzo kennis heeft gekregen van een relevant datalek.

11. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Kelzo kan identiteit verifiëren voordat een verzoek wordt uitgevoerd. Wanneer Kelzo uitsluitend verwerker is, kan het verzoek worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke klant.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Kelzo gebruikt beveiligings- en fraudefilters die automatisch signalen kunnen markeren of tijdelijk blokkeren. Kelzo neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor betrokkenen, tenzij daarvoor een geldige wettelijke basis en vereiste waarborgen bestaan.

13. Cookies en lokale opslag

Kelzo gebruikt noodzakelijke cookies en browseropslag voor sessies, beveiliging, authenticatie en gebruikersvoorkeuren. Zie het Cookiebeleid. Niet-noodzakelijke tracking wordt niet zonder de vereiste toestemming geplaatst.

14. Klacht

Neem bij privacyvragen eerst contact op via support@kelzo.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Dit beleid kan worden bijgewerkt wanneer diensten, leveranciers of wetgeving wijzigen. Materiële wijzigingen worden waar passend via de website, Mijn Kelzo of e-mail gecommuniceerd.