Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst geldt wanneer een zakelijke klant verwerkingsverantwoordelijke is en Kelzo in diens opdracht persoonsgegevens verwerkt via de overeengekomen e-mail-, migratie- of andere hostingdienst.

1. Onderwerp en duur

Kelzo verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor uitvoering van de hoofdovereenkomst en zolang die verwerking daarvoor nodig is, inclusief toepasselijke verwijder- en back-uptermijnen.

2. Aard en doel

De verwerking kan bestaan uit ontvangen, transporteren, opslaan, synchroniseren, beveiligen, back-uppen, herstellen en migreren van e-mail en bijbehorende gegevens. Het doel is uitsluitend levering, beveiliging en ondersteuning van de overeengekomen Kelzo-dienst.

3. Gegevens en betrokkenen

De categorieën kunnen onder meer contactgegevens, e-mailadressen, communicatie-inhoud, bijlagen, technische metadata en accountgegevens omvatten. Betrokkenen kunnen medewerkers, klanten, leveranciers en andere correspondenten van de klant zijn.

4. Instructies

Kelzo verwerkt deze gegevens alleen op gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder de hoofdovereenkomst en instellingen in Mijn Kelzo, tenzij Unierecht of Nederlands recht verwerking verplicht. Kelzo informeert de klant over zo'n verplichting voor zover de wet dit toestaat.

5. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Personen met toegang tot persoonsgegevens zijn tot vertrouwelijkheid gehouden. Kelzo neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen passend bij risico, stand van techniek, kosten en aard van de verwerking.

6. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming voor subverwerkers die noodzakelijk zijn voor infrastructuur, e-mail, domeinen, beveiliging en ondersteuning. Kelzo legt subverwerkers passende gegevensbeschermingsverplichtingen op. Bij materiële wijzigingen informeert Kelzo de klant waar de AVG dat vereist en biedt Kelzo een redelijke mogelijkheid bezwaar te maken op zwaarwegende gegevensbeschermingsgronden.

7. Rechten betrokkenen

Kelzo verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen. De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling en beantwoording van verzoeken waarvoor hij verwerkingsverantwoordelijke is.

8. Beveiligingsincidenten

Kelzo meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die onder deze verwerkersovereenkomst valt zonder onredelijke vertraging aan de klant nadat Kelzo daarvan kennis heeft gekregen en verstrekt de redelijkerwijs beschikbare informatie die de klant nodig heeft voor zijn AVG-verplichtingen.

9. DPIA en toezichthouder

Kelzo verleent redelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of voorafgaande raadpleging voor zover de verwerking door Kelzo daarvoor relevant is en de benodigde informatie bij Kelzo beschikbaar is.

10. Verwijdering of teruggave

Na beëindiging verwijdert of retourneert Kelzo de in opdracht verwerkte persoonsgegevens naar keuze van de klant voor zover technisch redelijk en wettelijk vereist, en verwijdert resterende kopieën volgens de normale back-upcyclus, tenzij wettelijke bewaring verplicht is.

11. Audit en informatie

Kelzo stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Audits worden vooraf afgestemd, vinden tijdens normale werktijden plaats, mogen beveiliging en andere klanten niet in gevaar brengen en worden bij voorkeur uitgevoerd aan de hand van bestaande rapportages. Buitensporige auditkosten kunnen aan zakelijke klanten worden doorberekend voor zover wettelijk toegestaan.

12. Internationale doorgifte

Kelzo verwerkt persoonsgegevens buiten de EER alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en de vereiste passende waarborgen bestaan.

13. Rangorde

Bij strijd over gegevensverwerking gaat deze verwerkersovereenkomst vóór algemene bepalingen uit de hoofdovereenkomst. Voor overige onderwerpen blijven de Algemene Voorwaarden gelden.